Bedrijfsdocumenten doorzoeken en opstellen met AI

Wat doet de module Documenten en voor wie is ze bedoeld?

De module Documenten doet twee dingen. Ze maakt wat u al hebt doorzoekbaar: offertes, prijslijsten, technische fiches, contracten, verslagen en dossiers. En ze stelt nieuwe documenten op, in de eerste plaats offertes, op basis van uw eigen prijzen en voorwaarden. In beide gevallen ziet de medewerker waar een gegeven vandaan komt.

Ze is bedoeld voor KMO's waar kennis verspreid zit over een fileserver, een paar mailboxen en de hoofden van twee of drie ervaren mensen. Typisch zijn dat bedrijven die veel offertes op maat maken, zoals installateurs, aannemers, groothandels en studiebureaus. Een uitgewerkt voorbeeld voor één sector staat op de pagina voor HVAC-bedrijven.

Het probleem: de kennis zit in mappen en in hoofden

Bijna elke KMO heeft een mappenstructuur die ooit logisch was. Na tien jaar staan er drie versies van dezelfde prijslijst, een map "oud" en een map "nieuw definitief". Wie een vraag heeft, zoekt niet meer maar vraagt het aan de collega die het weet. Die collega wordt zo de hele dag gestoord, en is hij met verlof, dan wacht de klant.

Bij offertes speelt hetzelfde. De prijzen bestaan, de voorwaarden bestaan, een gelijkaardige offerte van vorig jaar bestaat ook. Toch begint elke offerte met kopiëren, plakken en narekenen. Dat is werk waar fouten in sluipen: een oude prijs, een vergeten post, voorwaarden van een andere klant.

Hoe doorzoekt u bedrijfsdocumenten met AI?

U stelt een vraag in gewone taal in de centrale chat, bijvoorbeeld welke garantievoorwaarden u aan een bepaalde klant hebt gegeven. Het systeem zoekt de passende passages in uw eigen documenten en formuleert daarmee een antwoord. Onder het antwoord staan de bronnen, met een verwijzing naar het document en de plaats erin. Vindt het systeem niets, dan zegt het dat, in plaats van zelf iets te bedenken.

Die bronvermelding is geen detail. Ze laat de medewerker toe om in enkele klikken na te gaan of het antwoord klopt, en ze maakt zichtbaar wanneer een antwoord op een verouderd document steunt.

Hoe komt een offerte tot stand?

1. De aanvraag. Een medewerker start vanuit een mail, een gespreksverslag of een eigen notitie. Komt de aanvraag per mail binnen, dan hangt ze via de module Mail al aan het juiste dossier.
2. Gegevens verzamelen. Het systeem haalt de klantgegevens, eerdere offertes voor die klant en de geldende prijslijst op.
3. Ontwerp. Het stelt de posten op met uw artikelen, uw prijzen en uw voorwaarden. Ontbreekt een prijs, dan blijft die post open en wordt dat aangeduid.
4. Nazicht. De medewerker controleert hoeveelheden, prijzen en marges, en past aan waar nodig. Bij elke post is te zien uit welke lijst de prijs komt.
5. Verzenden. De medewerker verstuurt de offerte zelf. Het document komt in het dossier van de klant terecht.
6. Opvolgen. Blijft een reactie uit, dan komt de offerte terug als taak, zodat ze niet stil verdwijnt.

Dezelfde aanpak werkt voor andere terugkerende documenten, zoals onderhoudsvoorstellen, opleververslagen of antwoorden op een technische vraag.

Welke documenten geven goede antwoorden en welke niet?

Getypte, goed gestructureerde documenten geven de beste resultaten. Slechte scans, handgeschreven notities en verouderde prijslijsten geven zwakke of foute antwoorden. Een AI kan niet juister zijn dan het materiaal dat u haar geeft. Daarom kijken we tijdens het meelopen ook naar de kwaliteit van uw bestanden.

Wie mag welke documenten zien?

Het systeem heeft één login en één toestemmingsmodel voor alle modules. Een medewerker krijgt alleen antwoorden uit documenten waartoe hij zelf toegang heeft. Loonfiches, personeelsdossiers of aankoopprijzen kunt u dus afschermen voor wie ze niet moet zien, ook in de chat. Wie wat mag zien, legt u samen met ons vast voor de bouw begint.

Waar staan uw documenten nu, en wat verandert er?

Uw bestaande opslag blijft het vertrekpunt. De meeste KMO's werken met een fileserver, een NAS of een cloudopslag die bij hun mailomgeving hoort. Zulke bronnen zijn in het algemeen uit te lezen via gedeelde mappen of via de officiële API van de aanbieder. Artikelen en prijzen die in uw boekhoudpakket of ERP zitten, komen via de ERP-koppeling. Arqen leest en schrijft daar alleen waar u dat toelaat.

Waar worden de documenten verwerkt en hoelang blijven ze bewaard?

De verwerking gebeurt op De Core, het toestel in uw eigen serverruimte, of in hosting binnen de EU. Bij de lokale opstelling verlaten prijslijsten, contracten en klantendossiers uw netwerk niet. Wat dat in de praktijk inhoudt, leest u op de pagina over lokale AI en in het artikel kan bedrijfs-AI volledig lokaal draaien.

Voor elke module ligt een bewaartermijn vast, en met Arqen sluit u een verwerkersovereenkomst af. Let wel: voor een aantal documenten, zoals boekhoudkundige stukken, gelden wettelijke bewaarplichten die losstaan van dit systeem. Uw originele bestanden blijven daarom staan waar ze vandaag staan.

Hoe verloopt de invoering?

Eerst lopen we een dag mee. We kijken hoe een offerte vandaag tot stand komt, welke documenten daarbij opengaan en welke vragen collega's elkaar stellen. In één gesprek kiest u daarna waarmee we beginnen: zoeken, offertes, of beide voor één productgroep.

De bouw duurt vier tot zes weken. Elke week ziet u een demo met uw echte documenten en prijzen, niet met voorbeelddata. Daarna werken twee collega's er een week mee. Hun opmerkingen bepalen wat nog wordt bijgestuurd voor de uitrol van een halve dag. Andere modules, zoals Planning en werkbonnen, volgen later, één per keer.

Wie blijft verantwoordelijk, en waar liggen de grenzen?

Een offerte is een verbintenis van uw bedrijf. Daarom ondertekent en verstuurt een medewerker ze, niet het systeem. Hetzelfde geldt voor antwoorden uit de chat: ze zijn een hulp bij het opzoeken, geen vervanging van vakkennis.

• Het systeem rekent met de prijzen die het vindt. Een prijsverhoging die nog niet in de lijst staat, kent het niet.
• Uitzonderlijke projecten zonder vergelijkbaar voorbeeld vragen nog altijd een calculator met ervaring.
• Juridische teksten kan het terugvinden en samenvatten, maar het geeft geen juridisch advies.
• Tegenstrijdige documenten leveren een antwoord op met twee bronnen. De medewerker kiest welke geldt.

Wilt u weten of uw documenten zich hiertoe lenen, plan een eerste gesprek.

Laatst bijgewerkt op 18 september 2026.