Hoe Belgische bedrijven Arqen gebruiken

Voor wie bouwt Arqen systemen?

Onze systemen zijn ontwikkeld voor alle medewerkers van de bedrijven hieronder. Niet voor één afdeling of één proefgebruiker: het hele team werkt in hetzelfde scherm.

Waarvoor gebruiken klanten het systeem?

Elke klant start met één taak die veel tijd kost, en breidt daarna uit. De toepassingen hieronder beschrijven hoe het systeem werkt. Het zijn geen gemeten klantresultaten.

• Een centrale chat op de eigen data. Medewerkers stellen een vraag en krijgen antwoord uit de eigen mails, documenten en dossiers, met de bron erbij. Lees meer over lokale AI op De Core.
• Mail en klantenservice. Elke mail komt binnen met een voorstel van antwoord en de klanthistoriek ernaast. Zie AI voor e-mail.
• Offertes en documenten. Documenten worden opgesteld uit de eigen prijzen en voorwaarden; een medewerker kijkt na en verstuurt. Zie AI voor documenten.
• Telefonie. Oproepen worden aangenomen, samengevat en als taak in het dossier gezet. Zie AI-telefonie.
• Planning en werkbonnen. Ploegen, materiaal en uren in één weekbeeld, ook offline op de baan. Zie AI-planning.
• Koppeling met ERP en boekhouding. Het bestaande pakket blijft staan. Zie ERP-integraties.

Hoe documenteren wij een case?

Een case van Arqen volgt altijd dezelfde opbouw, zodat u ze naast uw eigen situatie kunt leggen en weet wat gemeten is en wat niet.

1. Klantprofiel. Sector, grootte van het team en hoe het werk vandaag loopt.
2. Het probleem bij de start. Welke taak te veel tijd kostte en waarom.
3. Bestaande systemen. De mailomgeving, het boekhoud- of ERP-pakket en andere software die bleef staan.
4. Gekozen modules. Waarmee gestart werd en wat er later bijkwam.
5. Technische integratie. Hoe het systeem aan de bestaande software gekoppeld is.
6. Data en beveiliging. Lokaal op De Core of gehost binnen de EU, wie wat mag zien en welke bewaartermijnen gelden.
7. Doorlooptijd. Van meelopen tot uitrol bij de hele ploeg.
8. Gemeten resultaten. Alleen cijfers die bij de klant gemeten zijn, met de meetmethode erbij.
9. Wat onder menselijke controle bleef. Welke beslissingen bij de medewerkers blijven.
10. De klant aan het woord. Een citaat dat de klant zelf heeft goedgekeurd.
11. Volgende fase. Welke module of koppeling als volgende gepland is.

Werkt u in de installatiesector?

Voor HVAC- en installatiebedrijven hebben wij de toepassingen apart uitgeschreven, van de storingsoproep tot de factuur na de werkbon. U vindt ze op AI voor HVAC- en installatiebedrijven en in het artikel 12 praktische AI-toepassingen voor HVAC-bedrijven.

Laatst bijgewerkt op 18 september 2026.