Koppel AI veilig aan uw bestaande ERP en CRM

Wat is een AI-integratie met ERP of CRM, en voor wie?

Een AI-integratie is een beveiligde verbinding tussen uw bestaande bedrijfssoftware en het systeem dat Arqen voor u bouwt. Daardoor kan de AI een offerte opstellen met uw echte artikelen en prijzen, of een mail beantwoorden met de juiste orderstatus ernaast. Ze is bedoeld voor KMO's die tevreden zijn over hun pakket, maar te veel tijd verliezen aan overtypen en opzoeken.

Het uitgangspunt is eenvoudig. Uw pakket blijft de bron van de waarheid voor boekhouding en stamgegevens. Arqen leest en schrijft alleen waar het mag.

Het probleem: dezelfde gegevens, drie keer ingegeven

Een klant vraagt een prijs per mail. Iemand zoekt de klant op in het CRM, de prijs in het ERP en de vorige offerte in een map op de server. De offerte wordt in een tekstverwerker gemaakt en daarna opnieuw ingegeven als order. De uren van de ploeg komen later uit een ander systeem.

Elke overstap is een kans op een fout: een oude prijs, een verkeerd leveradres, een vergeten regel op de factuur. Een taalmodel zonder toegang tot uw gegevens lost dat niet op. Het schrijft vlot, maar het kent uw prijzen niet.

Waarom koppelen en niet vervangen?

Omdat uw pakket doet waarvoor het gemaakt is: boekhouden, btw, voorraadwaardering, wettelijke rapportering. Uw boekhouder kent het, uw historiek zit erin, en een migratie kost maanden en brengt risico mee. Een koppeling laat dat allemaal staan en voegt toe wat ontbreekt: snelheid aan de voorkant, bij mail, offertes, planning en opvolging.

Hoe wordt een koppeling opgebouwd?

Elk pakket is anders, maar de aanpak is telkens dezelfde. Ze is bewust voorzichtig.

1. De officiële weg eerst. Heeft uw pakket een gedocumenteerde API, dan gebruiken we die. Zoho CRM is een voorbeeld van een pakket met een publieke API. Is er geen API, dan werken we met export en import van bestanden, of met databaseweergaven die met de leverancier afgesproken zijn. Nooit via een achterdeur.
2. Een eigen serviceaccount. De koppeling meldt zich aan met een aparte account, niet met het wachtwoord van een medewerker. Die account krijgt de minimale rechten die nodig zijn, en niet meer.
3. Eerst lezen. In de eerste fase haalt het systeem alleen gegevens op. U ziet wat het ermee doet voor het ooit iets terugschrijft.
4. Pas later schrijven. Schrijfrechten komen er per gegevenssoort bij, bijvoorbeeld eerst offertes en later uren. Telkens na uw akkoord.
5. Elke schrijfactie gelogd. Wat is geschreven, wanneer, op basis van welk document en na goedkeuring van wie. Zo kunt u elke wijziging terugvinden.

Welke gegevens lopen er over de koppeling?

Alleen wat de gekozen modules nodig hebben. In de meeste trajecten gaat het om zes soorten gegevens. Wat u niet wilt delen, zoals loongegevens of de volledige boekhouding, blijft buiten de koppeling.

Een voorbeeld van hoe dat werkt. Een medewerker vraagt een offerte aan in de module Documenten. Het systeem haalt de klant en de actuele prijzen uit uw pakket en stelt de offerte op volgens uw voorwaarden. Uw medewerker kijkt na en verstuurt. Pas daarna wordt de offerte teruggeschreven, als u dat zo afgesproken hebt.

Wat gebeurt er als de leverancier van ons pakket iets wijzigt?

Dan lost Arqen dat op. Een update van uw pakket kan een veld hernoemen of een API-versie uitfaseren. De monitoring merkt dat de koppeling afwijkt, en wij passen ze aan. U hebt één aanspreekpunt en hoeft niet te bemiddelen tussen twee leveranciers.

Tot de aanpassing klaar is, schrijft de koppeling niets weg wat ze niet zeker weet. Uw pakket zelf blijft gewoon werken, want het hangt niet af van Arqen.

Waar worden de gekoppelde gegevens verwerkt?

Op De Core, een toestel in uw eigen serverruimte, of bij hosting binnen de EU. Bij De Core draait het taalmodel binnen uw netwerk en verlaten prijslijsten en klantgegevens uw gebouw niet om een antwoord op te stellen. In beide gevallen is er een verwerkersovereenkomst en liggen de bewaartermijnen per module vast. De afweging tussen beide vindt u in lokale AI of EU-cloudhosting.

Invoering en menselijke controle

De koppeling volgt de gewone werkwijze van Arqen. Tijdens de meeloopdag brengen we in kaart welke gegevens uw mensen vandaag overtypen. In de bouwfase van vier tot zes weken ziet u elke week een demo met uw eigen klanten, artikelen en prijzen. Daarna proberen twee collega's het een week uit voor de rest van het team volgt.

Ook met een koppeling gaat er niets buiten zonder menselijke controle. Een offerte wordt nagekeken voor ze vertrekt. Uren worden goedgekeurd voor ze factuurklaar zijn. Bij elk antwoord en elk document staat waarop het gebaseerd is, zodat uw medewerker kan zien uit welk record een prijs komt.

Grenzen van een koppeling

• Een koppeling maakt slechte gegevens niet goed. Dubbele klanten of verouderde prijzen in uw pakket komen ook in de voorstellen terecht.
• Niet elk pakket laat schrijven toe. Dan blijft het bij lezen, en geeft uw medewerker het resultaat zelf in.
• Sommige leveranciers rekenen toegang tot hun API apart aan. Dat is hun beslissing, niet de onze.
• Een export per nacht is geen realtime. De voorraad van vanmorgen is dan de voorraad van gisterenavond.

Een technische vergelijking per soort software leest u in het artikel over AI koppelen aan Outlook, Gmail, Zoho en ERP. Wilt u eerst het bredere plaatje, begin dan bij AI voor KMO's, of stel uw vraag via het contactformulier.

Laatst bijgewerkt op 18 september 2026.