Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn

Arqen BV, met zetel te Tabakvest 87/4872, 2000 Antwerpen, België, ingeschreven onder ondernemingsnummer en btw-nummer BE 1042.436.432, e-mail info@arqen.be. In deze voorwaarden heet Arqen BV "Arqen" en de onderneming die met Arqen contracteert "de klant".

2. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, bestellingen, overeenkomsten en prestaties van Arqen, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.
Arqen werkt uitsluitend voor ondernemingen. Deze voorwaarden zijn niet bedoeld voor consumenten.
Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, ook niet wanneer ze op een bestelbon of factuur van de klant staan, tenzij Arqen ze schriftelijk aanvaardt.
Bij strijdigheid geldt deze volgorde: de ondertekende overeenkomst of offerte, de verwerkersovereenkomst voor wat persoonsgegevens betreft, en daarna deze voorwaarden.

3. Offertes en totstandkoming

Een offerte van Arqen is geldig gedurende dertig dagen na de datum ervan, tenzij de offerte een andere termijn vermeldt.
De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte ondertekent of schriftelijk aanvaardt, ook per e-mail, of wanneer Arqen met instemming van de klant met de uitvoering begint.
De offerte beschrijft welke modules, koppelingen en diensten deel uitmaken van de opdracht, waar het systeem draait (op De Core bij de klant of in hosting binnen de EU) en de prijs.

4. Wat Arqen levert

Arqen bouwt, koppelt en beheert een AI-systeem voor de klant. Afhankelijk van de offerte omvat dat een of meer van de volgende onderdelen:

Het fundament: één inlog en één rechtenmodel voor alle modules.
De Core: een toestel in het netwerk van de klant waarop het taalmodel draait, of dezelfde omgeving in hosting binnen de EU.
Modules en koppelingen, zoals mail, documenten, telefonie, planning en de koppeling met het bestaande ERP-, CRM- of boekhoudpakket.
Beheer: onderhoud, updates en toezicht op het systeem.
Begeleiding: AI-strategie, opleidingen en ontwikkeling op maat.

Arqen voert haar opdracht uit als een zorgvuldige dienstverlener. Het betreft een middelenverbintenis, tenzij de overeenkomst voor een bepaald onderdeel uitdrukkelijk een resultaat belooft.

5. Werking van AI en verantwoordelijkheid van de klant

Het systeem bereidt werk voor: antwoorden op mails, offertes, samenvattingen, planningsvoorstellen en andere teksten. Taalmodellen kunnen fouten maken. De klant en zijn medewerkers beslissen over wat verstuurd, ondertekend, gefactureerd of uitgevoerd wordt, en kijken dat vooraf na.
Arqen is niet aansprakelijk voor beslissingen die de klant neemt op basis van output van het systeem die niet werd nagekeken.
De kwaliteit van de output hangt af van de gegevens van de klant. De klant zorgt ervoor dat de prijslijsten, documenten en dossiers waarmee het systeem werkt juist en actueel zijn, en dat hij het recht heeft ze te gebruiken.
De klant gebruikt het systeem in overeenstemming met de wet, waaronder de AVG en de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689), en informeert zijn medewerkers en, waar nodig, zijn klanten en bellers over het gebruik ervan.

6. Medewerking van de klant

De klant geeft Arqen tijdig de toegang, informatie en medewerking die nodig zijn: een contactpersoon, toegang tot de betrokken systemen via afzonderlijke accounts met beperkte rechten, en voor De Core een geschikte plaats in het netwerk met stroom en internetverbinding.
De klant bezorgt Arqen nooit wachtwoorden van persoonlijke accounts. Toegang tot systemen verloopt via accounts of sleutels die de klant zelf kan intrekken.
Vertraging die het gevolg is van ontbrekende medewerking, toegang of informatie verschuift de planning in dezelfde mate.

7. Planning en oplevering

Termijnen in een offerte of planning zijn indicatief, tenzij ze uitdrukkelijk als bindend zijn overeengekomen. Een overschrijding geeft geen recht op schadevergoeding of ontbinding, tenzij Arqen na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn in gebreke blijft.
Een module geldt als opgeleverd wanneer ze na de testperiode in gebruik is genomen door de medewerkers van de klant, of wanneer de klant binnen veertien dagen na de melding van oplevering geen gemotiveerde opmerkingen geeft.

8. Prijs, facturatie en betaling

De prijs staat in de offerte. Voor het systeem geldt één vaste maandprijs voor het toestel, het fundament en de gekozen modules, zonder vergoeding per gebruiker of per gebruik van het taalmodel. Eenmalige prestaties worden apart vermeld.
Alle prijzen zijn exclusief btw.
De maandprijs wordt maandelijks vooraf gefactureerd, tenzij de offerte anders bepaalt.
Facturen zijn betaalbaar binnen dertig dagen na factuurdatum.
Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten volgens diezelfde wet.
Blijft een factuur na een schriftelijke herinnering meer dan dertig dagen onbetaald, dan mag Arqen haar prestaties opschorten tot de betaling. De gegevens van de klant blijven in die periode bewaard en toegankelijk voor export.
Arqen mag de maandprijs eenmaal per jaar aanpassen. Een verhoging wordt minstens twee maanden vooraf schriftelijk meegedeeld; de klant kan de overeenkomst in dat geval opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.
Een factuur wordt geprotesteerd per e-mail binnen vijftien dagen na ontvangst, met vermelding van de redenen.

9. Duur en beëindiging

De duur van de overeenkomst staat in de offerte. Zonder vermelding wordt ze gesloten voor onbepaalde duur.
Elke partij kan een overeenkomst van onbepaalde duur opzeggen met een opzegtermijn van drie maanden, per e-mail of aangetekende brief. Er is geen opzegvergoeding verschuldigd.
Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat niet herstelt binnen dertig dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement of kennelijk onvermogen van de andere partij.
Bij het einde van de overeenkomst krijgt de klant zijn gegevens mee in een leesbaar, gangbaar formaat. Arqen verwijdert de gegevens daarna volgens de verwerkersovereenkomst. Het bestaande mail-, boekhoud- of ERP-pakket van de klant blijft onaangetast.

10. Eigendom van gegevens en intellectuele rechten

De gegevens van de klant blijven eigendom van de klant. Arqen gebruikt ze uitsluitend om de overeenkomst uit te voeren, en niet om taalmodellen te trainen voor andere klanten.
De output die het systeem voor de klant maakt, zoals offertes en antwoorden, mag de klant vrij gebruiken.
De software, sjablonen, koppelingen en werkwijzen die Arqen ontwikkelt of inbrengt, blijven eigendom van Arqen of haar licentiegevers. De klant krijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst, voor zijn eigen onderneming. Voor open-source-onderdelen en taalmodellen van derden gelden daarnaast de licenties van die derden.

11. De Core

Tenzij de offerte anders bepaalt, blijft De Core eigendom van Arqen en stelt Arqen het toestel ter beschikking voor de duur van de overeenkomst, binnen de maandprijs.
De klant behandelt het toestel als een goede huisvader, houdt het op de afgesproken plaats en laat er geen derden aan werken. Bij het einde van de overeenkomst geeft de klant het toestel terug of haalt Arqen het op.
Arqen staat in voor onderhoud, updates en herstel. Valt het toestel uit, dan blijven de bestaande pakketten van de klant gewoon werken en herstelt Arqen de werking zo snel als redelijkerwijs mogelijk.

12. Persoonsgegevens en vertrouwelijkheid

Voor persoonsgegevens die Arqen voor de klant verwerkt, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en Arqen verwerker. Partijen sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG, met de bewaartermijnen per module.
Beide partijen houden vertrouwelijk wat ze van elkaar vernemen over bedrijfsvoering, prijzen, klanten en technische opzet, tijdens de overeenkomst en tot vijf jaar daarna.
Hoe Arqen omgaat met gegevens van bezoekers van arqen.be, staat in de privacyverklaring.

13. Aansprakelijkheid

Arqen is aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een fout van Arqen bij de uitvoering van de overeenkomst.
Arqen is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gederfde winst, omzetverlies, gemiste besparingen, verlies van klanten of reputatieschade, noch voor schade door output die de klant niet heeft nagekeken.
De totale aansprakelijkheid van Arqen is per schadegeval beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voor het schadegeval aan Arqen heeft betaald voor de betrokken dienst.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout van Arqen, en niet in de gevallen waarin de wet een beperking verbiedt.
Een schadeclaim wordt schriftelijk gemeld binnen dertig dagen nadat de klant de schade vaststelde of redelijkerwijs had moeten vaststellen.

14. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming die het gevolg is van omstandigheden buiten haar wil, zoals een langdurige stroom- of netwerkstoring, een storing bij een leverancier van de klant, een cyberaanval die niet door een fout van de betrokken partij mogelijk werd, of een beslissing van een overheid. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan kan elke partij de betrokken dienst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.

15. Diensten en software van derden

Het systeem koppelt aan pakketten die de klant zelf afneemt, zoals zijn mailomgeving, telefonie of boekhoudpakket. Voor die pakketten gelden de voorwaarden van hun leverancier. Wijzigt een leverancier zijn koppeling, dan past Arqen de koppeling aan binnen het beheer. Arqen is niet aansprakelijk voor storingen of wijzigingen bij die leveranciers.

16. Slotbepalingen

Is een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
Arqen kan deze voorwaarden wijzigen. De versie die gold bij het sluiten van de overeenkomst blijft van toepassing, tenzij de klant een nieuwe versie aanvaardt.
Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Arqen is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen, bevoegd.

Laatst bijgewerkt op 30 september 2026.