Privacyverklaring

Wie verwerkt uw gegevens

Arqen BV, Tabakvest 87/4872, 2000 Antwerpen, België (BTW BE 1042.436.432). Vragen over privacy stuurt u naar info@arqen.be.

Welke gegevens we verwerken

De bedrijfsnaam die u op de startpagina invult. Die bewaren we in uw browser om de pagina op uw bedrijf af te stemmen, en we geven ze door aan ons eigen systeem om een latere aanvraag aan het juiste bedrijf te koppelen. U kunt de stap ook overslaan.
Uw contactaanvraag. Naam, e-mailadres, bedrijf en bericht komen in ons eigen klantensysteem terecht. We gebruiken ze uitsluitend om contact met u op te nemen over uw vraag. Samen met de aanvraag sturen we mee via welke campagne of site u op arqen.be binnenkwam en op welke pagina u landde, zodat we weten welke kanalen werken. Daar zit geen browsergeschiedenis bij.
Gebruiksstatistieken via Microsoft Clarity, alleen na uw toestemming. Clarity registreert hoe bezoekers de pagina gebruiken (klikken, scrollen, sessieopnames) zodat we de site kunnen verbeteren. Microsoft verwerkt die gegevens namens ons; zie het privacybeleid van Microsoft. Zonder toestemming wordt Clarity niet geladen.
Gebruiksstatistieken via Google Analytics, alleen na uw toestemming. Google Analytics telt bezoeken, bekeken pagina's en de weg waarlangs mensen binnenkomen. Advertentiepersonalisatie en Google-signalen staan uit en uw IP-adres wordt ingekort. Google verwerkt die gegevens namens ons op basis van de voorwaarden voor gegevensverwerking; zie het privacybeleid van Google. We bewaren die statistieken veertien maanden. Zonder toestemming wordt Google Analytics niet geladen.

De DynamicOS-app

De DynamicOS-app (iPhone, iPad en Android) geeft medewerkers van onze klanten toegang tot de DynamicOS-omgeving van hun bedrijf. De app werkt alleen voor bedrijven die mobiele toegang afnamen; u stelt ze in met het adres van die omgeving en een instelcode van uw beheerder.

Wie is verantwoordelijk

De gegevens die u in de app gebruikt (klanten, mails, uren, documenten, gesprekken met de assistent) horen bij uw werkgever. Uw werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke; Arqen BV verwerkt ze in zijn opdracht, op de omgeving van uw werkgever. Vragen over die gegevens stelt u eerst aan uw werkgever; over de app zelf aan info@arqen.be.

Wat de app op uw toestel bewaart

Het adres van de omgeving van uw bedrijf, uw aanmelding (een sessie die 90 dagen geldig blijft zolang u de app gebruikt, tot u zich afmeldt), en desgewenst uw profiel (naam en e-mailadres) om sneller aan te melden. Afmelden of de app verwijderen wist dit.

Meldingen

Staat u meldingen toe, dan bewaren we het meldingsadres van uw toestel bij uw account in de omgeving van uw bedrijf. Meldingen lopen via Apple (Apple Push Notification service) of Google (Firebase Cloud Messaging). Bij afmelden of na 90 dagen zonder gebruik verwijderen we dat adres.

Microfoon

Alleen wanneer u zelf een spraakgesprek, spraaknotitie of meetingopname start. De opname wordt omgezet naar tekst en verwerkt om te antwoorden of samen te vatten. Daarvoor gebruiken we OpenAI (spraak naar tekst, taalmodel) en ElevenLabs (stem), als verwerkers onder verwerkersovereenkomst. Transcripties en samenvattingen bewaren we in de omgeving van uw bedrijf tot u of uw beheerder ze verwijdert.

Camera en foto's

Alleen wanneer u zelf een foto neemt of kiest, bijvoorbeeld van een bonnetje of document. Een bonnetje kan automatisch gelezen worden (bedrag, datum, handelaar) door een taalmodel. De foto komt in de omgeving van uw bedrijf.

Locatie

Alleen terwijl u de app gebruikt en alleen wanneer een scherm erom vraagt (kaarten, routes, aanmelden op een werf). De app volgt u niet op de achtergrond.

Wat we niet doen

Geen advertenties, geen tracking over apps of websites heen, geen verkoop van gegevens. De app bevat geen statistiek- of advertentiesoftware van derden.

Account verwijderen

Accounts worden aangemaakt en verwijderd door de beheerder van uw bedrijf. Wilt u uw account en de bijbehorende gegevens laten verwijderen, vraag het aan uw beheerder of mail naar info@arqen.be; we bevestigen de verwijdering binnen 30 dagen.

Rechtsgrond en bewaartermijn

Contactaanvragen verwerken we op basis van uw verzoek (precontractuele stappen). We bewaren ze zolang nodig voor de opvolging, en ten hoogste 24 maanden na het laatste contact.
Gebruiksstatistieken verwerken we op basis van uw toestemming. U kunt die op elk moment intrekken via de link Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.
We verkopen geen gegevens en delen ze niet met derden, behalve met de verwerkers die hierboven genoemd staan.

Cookies

Welke cookies en lokale opslag we gebruiken, waarvoor en hoe lang, staat in ons cookiebeleid. Kort: functionele opslag zonder toestemming, statistieken via Microsoft Clarity en Google Analytics alleen na uw ja. Uw keuze past u aan via Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.

Uw rechten

U hebt het recht om uw gegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten verwijderen, en om bezwaar te maken tegen de verwerking. Mail daarvoor naar info@arqen.be. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Laatst bijgewerkt op 4 oktober 2026.