Veilige AI-systemen voor Belgische KMO's

Wat Arqen doet en voor wie

Arqen bouwt voor elke klant één samenhangend systeem, genoemd naar het bedrijf zelf. Daarin zitten de modules die u kiest: mail, documenten, telefonie, planning, facturatie. Alles draait op één fundament, met één login en één rechtenmodel. Het systeem leest uw eigen mails, documenten, prijslijsten en klantendossiers en bereidt het werk voor.

Het is bedoeld voor Belgische KMO's waar de zaakvoerder en enkele bedienden elke dag dezelfde administratie verwerken. Denk aan installatiebedrijven, aannemers, groothandels en dienstverleners. Bedrijven dus met veel offertes, veel telefoons en mensen op de baan.

Het probleem: de administratie groeit sneller dan de ploeg

In de meeste KMO's zit de kennis verspreid. De prijs staat in een rekenblad, de afspraak in een mail, de historiek in het hoofd van één collega. Elke offerte begint met zoeken. Elke telefoon onderbreekt iemand die net met iets anders bezig was.

Extra mensen aanwerven is duur en moeilijk. Tegelijk verwacht de klant vandaag een antwoord en geen antwoord volgende week. Daar zit de ruimte voor AI: in het voorbereidende werk tussen de vraag van de klant en de beslissing van uw medewerker.

Wat kan AI vandaag realistisch doen in een KMO?

AI kan vandaag goed lezen, samenvatten, opzoeken en een eerste versie schrijven. Het kan dus een mail beantwoorden in ontwerp, een offerte klaarzetten of een gesprek samenvatten. Beslissen, onderhandelen en verantwoordelijkheid nemen doet het niet. Dat blijft bij uw mensen.

In de praktijk gaat het om vijf domeinen.

• Mail. Elke mail komt binnen met een voorstel van antwoord en de klantenhistoriek ernaast. Meer op AI voor uw mailbox.
• Offertes en documenten. Offertes worden opgemaakt uit uw eigen prijzen en voorwaarden. Uw medewerker kijkt na en verstuurt. Meer op AI voor documenten.
• Telefonie. Oproepen worden beantwoord, samengevat en als taak in het juiste dossier gezet. Meer op AI-telefonie.
• Planning en werkbonnen. Ploegen, materiaal en uren staan in één weekoverzicht, ook offline op de werf. Meer op AI-planning.
• ERP en boekhouding. Uw bestaande pakket blijft. Het systeem leest en schrijft alleen waar dat mag. Meer op ERP-integraties.

Goedgekeurde uren worden factuurklaar gemaakt. Betalingen, herinneringen en marges staan in één opvolgingsscherm. Werkt u in de installatiesector, lees dan ook de pagina voor HVAC-bedrijven.

Waarom volstaat een publieke chattool niet?

Een publieke chattool kent uw prijzen, uw voorwaarden en uw dossiers niet. Het antwoord is dus algemeen en uw medewerker moet alles nog zelf opzoeken en invullen. Wie toch klantgegevens in zo'n tool plakt, stuurt die gegevens buiten het bedrijf zonder dat iemand daar zicht op heeft.

Er is nog een praktisch probleem. Losse tools staan naast uw werk en niet erin. Het antwoord moet gekopieerd worden naar de mail, de offerte of het boekhoudpakket. Er komt dus een stap bij, terwijl u net stappen wilde schrappen.

Hoe Arqen werkt: één systeem, uw bestaande tools blijven

Wij vervangen uw mailprogramma, uw boekhoudpakket of uw ERP niet. Het systeem legt een laag over wat er al is. Mails, documenten en gesprekken komen automatisch bij de juiste klant terecht, zodat elk dossier volledig is.

Uw medewerkers stellen vragen in één centrale chat. De antwoorden komen uit uw eigen bedrijfsgegevens, en elk antwoord toont waarop het gebaseerd is. Het rechtenmodel bepaalt wie wat mag zien. Een technieker ziet zijn werkbonnen, de boekhouding ziet de facturen.

Hoe een volledige keten van mail tot factuur eruitziet, leest u op de pagina over AI-automatisering.

Waar staan onze bedrijfsgegevens?

U kiest zelf. Met De Core staat er een toestel in uw eigen serverruimte en draait het taalmodel binnen uw netwerk. Het alternatief is hosting binnen de EU, met bewaartermijnen die per module vastliggen. In beide gevallen sluit Arqen een verwerkersovereenkomst met u af.

De AI bereidt voor, uw mensen beslissen

Dit is het principe achter elke module. Er vertrekt geen mail, geen offerte en geen factuur zonder dat een medewerker die heeft nagekeken. Elk document toont uit welke prijslijst, welke mail of welk dossier de inhoud komt. Een fout is zo snel te vinden en te verbeteren.

De verantwoordelijkheid verschuift dus niet. Uw medewerker tekent voor de offerte, zoals vroeger. Hij of zij begint alleen niet meer met een leeg blad.

De werkwijze in zeven stappen

1. Meelopen (1 dag). Wij lopen een dag mee in uw bedrijf en kijken waar de tijd naartoe gaat.
2. Kiezen (1 gesprek). Samen kiezen we de module die het meeste oplevert. Soms is het antwoord dat iets de moeite niet loont.
3. Bouwen (4 tot 6 weken). Wij bouwen met uw echte documenten en prijzen. Elke week ziet u een demo.
4. Uitproberen (1 week). Twee collega's werken ermee in hun gewone werkdag.
5. Uitrollen (halve dag). De hele ploeg gaat van start.
6. Uitbreiden. Module per module, nooit vijf tegelijk.
7. Bijblijven. Doorlopend beheer: onderhoud, updates en monitoring.

Wat kost AI voor een KMO?

U betaalt één vaste maandprijs voor het toestel, het fundament en de gekozen modules. Er is geen tokenmeter en geen prijs per gebruiker. Het bedrag staat in uw offerte, omdat het afhangt van de modules en de koppelingen die u nodig hebt. Hoe die prijs is opgebouwd, leest u in wat kost lokale AI voor een KMO.

Meer dan integratie

Naast het bouwen van systemen geeft Arqen advies over AI-strategie, AI-opleidingen voor uw ploeg en ontwikkeling op maat. Wie wij zijn, leest u op over Arqen. Meer achtergrond vindt u bij de cases en in de inzichten.

Wilt u weten of dit voor uw bedrijf zin heeft, vraag dan een gesprek aan.

Laatst bijgewerkt op 18 september 2026.