AI en automatisering voor HVAC- en installatiebedrijven

Wat doet Arqen voor een HVAC-bedrijf, en voor wie is dit?

Arqen bouwt één bedrijfssysteem voor installatiebedrijven in verwarming, ventilatie, koeling en sanitair. Het is geschreven voor de zaakvoerder die overdag zelf nog op de werf staat en 's avonds offertes maakt. Het systeem vangt oproepen op, zet onderhoud klaar, stelt offertes op uit uw eigen prijzen en brengt de werkbon tot bij de factuur. Bij elke stap controleert een mens.

Waar een installatiebedrijf vandaag tijd verliest

Het werk zelf is zelden het probleem. Het zit in alles errond.

• Storingsoproepen. Op de eerste koude dag bellen veel klanten tegelijk. Wie opneemt, kan niet plannen. Wie niet opneemt, verliest de klant.
• Onderhoudscontracten. Periodiek onderhoud moet op tijd gebeuren, maar de lijst zit in een rekenblad dat één persoon begrijpt.
• Offertes met varianten. Een warmtepomp of airco kent veel uitvoeringen: vermogen, binnenunits, leidingwerk, regeling. Elke variant kost een avond.
• Materiaal in de bestelwagen. Wat uit de wagen verbruikt is, staat nergens tot iemand gaat tellen.
• Attesten en keuringsdocumenten. Ze bestaan, maar zitten in een mailbox, een map of een handschoenkastje.
• Facturatie. De werkbon komt een week later binnen, en de factuur nog een week daarna.

Hoe vangt u storingsoproepen op in het stookseizoen?

Met de modules Telefonie en Mail. Een oproep wordt beantwoord, samengevat en als taak in het dossier van de klant gezet. De planner ziet meteen wie belde, over welk toestel het gaat en wat er vroeger aan gedaan is. Hij beslist wie er naartoe gaat en wanneer.

Zo werkt het in de praktijk. Een klant belt om kwart na zeven dat de ketel in storing staat. De telefoniemodule noteert naam, adres, toestel en foutmelding voor zover de klant die kan geven. De taak staat klaar wanneer de planner start. Een mail met een foto van het display komt via de mailmodule in hetzelfde dossier terecht, met een voorgesteld antwoord ernaast.

Onderhoudscontracten en periodiek onderhoud

In België is periodiek onderhoud van centrale stooktoestellen wettelijk verplicht. De regels, termijnen en attesten verschillen per gewest en per type toestel. Voor een installateur betekent dat een terugkerende stroom werk die planbaar is, als de gegevens kloppen.

In het dossier van de klant staat welk toestel er hangt, wanneer het laatst onderhouden is en welk contract loopt. Het systeem zet een lijst klaar van toestellen die binnenkort aan de beurt zijn en stelt per regio een ronde voor. De planner keurt goed. Daarna kan een uitnodiging naar de klant vertrekken, nagekeken door een medewerker. Welke termijn voor welk toestel geldt, bepaalt u zelf bij de inrichting. Het systeem kent de wetgeving niet uit zichzelf.

Kan AI een offerte voor een warmtepomp of airco opstellen?

Ja, als voorbereiding. De module Documenten stelt de offerte op uit uw eigen artikelen, prijzen en voorwaarden, met de varianten die u zelf gedefinieerd hebt. Uw medewerker kijkt na, past aan en verstuurt. De dimensionering en de technische keuze blijven het werk van uw installateur.

Het voordeel zit in de varianten. Een tweede versie met een ander vermogen of een extra binnenunit hoeft niet opnieuw van nul. De prijzen komen uit uw pakket via de ERP-koppeling, zodat er geen oude prijslijst in een offerte sluipt. Premies en btw-tarieven veranderen geregeld. Het systeem rekent alleen met wat u erin zet.

Techniekers op de baan: werkbon, materiaal en attesten

De technieker opent zijn digitale werkbon op de werf, ook in een stookkelder zonder bereik. Hij ziet het adres, het toestel en de voorgeschiedenis. Hij noteert zijn uren en het materiaal dat hij uit de bestelwagen genomen heeft. Zodra er opnieuw verbinding is, synchroniseert de werkbon. Hoe dat in detail werkt, staat op de pagina over AI-planning en digitale werkbonnen.

Het verbruikte materiaal staat 's avonds in de voorraad. Attesten en keuringsdocumenten worden aan het dossier van de klant gehangen, naast de mails en de offerte. Wie later belt met een vraag over zijn onderhoudsattest, krijgt antwoord zonder zoekwerk.

Welke module lost welk probleem op?

Gegevens van uw klanten: lokaal of in de EU

Een installateur kent adressen, toegangscodes, ketelgegevens en soms de afwezigheden van bewoners. Dat zijn gevoelige gegevens. Het systeem draait daarom op De Core, een toestel in uw eigen serverruimte waarop het taalmodel binnen uw netwerk werkt, of bij hosting binnen de EU. Er is een verwerkersovereenkomst en de bewaartermijnen liggen per module vast. Meer uitleg vindt u bij lokale AI.

Invoering zonder het stookseizoen te verstoren

We lopen één dag mee, bij voorkeur met de binnendienst en met een technieker. In één gesprek kiest u de eerste module. Het bouwen duurt vier tot zes weken, met een wekelijkse demo op uw echte artikelen en documenten. Twee collega's proberen het een week uit, en het uitrollen zelf duurt een halve dag. Daarna breidt u uit, module per module.

Praktisch raden we aan de bouwfase niet in de drukste weken van de winter te leggen. Uw mensen hebben dan geen tijd voor een wekelijkse demo, en die demo's bepalen of het systeem bij uw manier van werken past.

Wat het systeem niet doet

• Het stelt geen technische diagnose en vervangt geen erkende technicus.
• Het weet niet wat niemand ingevoerd heeft. Een toestel zonder onderhoudsdatum verschijnt niet op de onderhoudslijst.
• Het volgt de wetgeving niet automatisch op. Termijnen en attestvereisten stelt u in en houdt u actueel.
• Er gaat geen offerte, afspraak of factuur buiten zonder controle door een medewerker.

Meer achtergrond leest u in het artikel AI voor HVAC-bedrijven. Klaar voor een eerste gesprek? Gebruik het contactformulier.

Laatst bijgewerkt op 18 september 2026.