Planning en terreinwerking in één intelligent systeem

Wat is AI-planning en voor wie is het bedoeld?

AI-planning is een planningsmodule die zelf voorstellen doet: welke ploeg, welke dag, met welk materiaal. Ze is bedoeld voor Belgische KMO's met mensen op de baan, zoals installateurs, onderhoudsbedrijven, aannemers en technische diensten. De planner houdt het stuur. De software neemt het zoekwerk over.

De module maakt deel uit van het ene systeem dat Arqen per klant bouwt, met één login en één rechtenmodel. Planning staat dus niet los van uw mail, uw dossiers of uw voorraad. Dat is het verschil met een losse planningstool die u er nog eens naast moet bijhouden.

Het probleem: de planning zit op vijf plaatsen

In veel bedrijven bestaat de planning uit een gedeelde agenda, een rekenblad, een whiteboard en het geheugen van één persoon. Een klant belt, iemand noteert het op een briefje, en de planner hoort het een uur later. De technieker vult 's avonds een papieren werkbon in. Die ligt een week in de bestelwagen voor iemand hem overtypt.

De gevolgen kent u. Uren worden te laat of onvolledig gefactureerd. Materiaal dat op de werf verbruikt is, staat nog in de voorraad. En wanneer de planner ziek is, weet niemand wie waar moet zijn.

Eén weekoverzicht voor ploegen, materiaal en uren

Het weekoverzicht toont per ploeg wat er gepland staat, welk materiaal daarvoor nodig is en hoeveel uren er voorzien zijn. Verlof en afwezigheden staan in hetzelfde scherm. Een opdracht verslepen naar een andere dag of ploeg is één handeling, en iedereen die het moet weten, ziet de wijziging.

• Ploegen en hun beschikbaarheid naast elkaar, per dag en per week.
• Per opdracht het voorziene materiaal, gekoppeld aan de voorraad.
• Voorziene uren naast gepresteerde uren, zodra de werkbon binnen is.
• Het dossier van de klant één klik verder: mails, offertes, vorige interventies.

Werkt een digitale werkbon ook zonder bereik?

Ja. De werkbon werkt offline op het terrein. In een kelder, een stookplaats of een nieuwbouw zonder netwerk vult de technieker gewoon verder in. Zodra het toestel opnieuw verbinding heeft, synchroniseert de werkbon met het systeem op kantoor.

Op de werkbon staan de opdracht, het adres, de contactpersoon en de voorgeschiedenis uit het dossier. De technieker noteert wat hij gedaan heeft, welk materiaal hij verbruikt heeft en hoeveel uren hij gewerkt heeft.

Van aanvraag tot factuur: zo loopt de werkstroom

1. Een aanvraag komt binnen. Via de mailmodule of via de telefonie. Het gesprek of de mail wordt samengevat en wordt een taak in het juiste dossier.
2. De taak krijgt een voorstel. Het systeem stelt een ploeg en een moment voor, op basis van wat in de planning en in het dossier staat.
3. De planner beslist. Hij aanvaardt, wijzigt of plant zelf. Pas dan wordt de taak een werkbon.
4. De ploeg voert uit. De werkbon staat op het toestel van de technieker, ook offline.
5. Het materiaal wordt afgeboekt. Wat overdag op de werf verbruikt is, staat 's avonds in de voorraad.
6. De uren worden factuurklaar. Goedgekeurde uren en materiaal worden klaargezet voor facturatie. Uw medewerker controleert en verstuurt.

Wat doet de AI precies in de planning?

De AI leest wat er binnenkomt en zet het om in een bruikbaar voorstel. Ze vat een oproep samen, herkent de klant, haalt de voorgeschiedenis erbij en stelt een ploeg en een tijdstip voor. Bij elk voorstel staat waarop het gebaseerd is. Ze plant niets definitief in en stuurt zelf niets naar de klant.

Koppelingen met uw bestaande software

Uw boekhoudpakket of ERP blijft. Klanten, artikelen en prijzen komen uit dat pakket, en factuurklare uren gaan ernaar terug, alleen waar het mag. Hoe zo'n koppeling veilig wordt opgebouwd, leest u op de pagina over ERP- en CRM-integraties. De planning werkt het best samen met de modules Mail, Telefonie, Materiaal en Facturatie, maar u hoeft ze niet allemaal tegelijk te nemen.

Waar staan de planningsgegevens?

U kiest. Ofwel draait het systeem op De Core, een toestel in uw eigen serverruimte, binnen uw eigen netwerk. Ofwel kiest u voor hosting binnen de EU. In beide gevallen liggen de bewaartermijnen per module vast en is er een verwerkersovereenkomst. Meer over die keuze staat op de pagina over lokale AI.

Werkbonnen bevatten persoonsgegevens: namen, adressen, soms een gsm-nummer van een bewoner. Daarom geldt hetzelfde rechtenmodel als in de rest van het systeem. Stopt u ooit met Arqen, dan krijgt u uw gegevens mee in een leesbaar formaat, zonder opzegvergoeding.

Hoe verloopt de invoering?

We beginnen met één dag meelopen met uw planner en, als het kan, met een ploeg op de baan. Daarna kiest u in één gesprek wat eerst komt. Het bouwen duurt vier tot zes weken, met elke week een demo op basis van uw echte opdrachten en artikelen.

Daarna proberen twee collega's het systeem één week uit, bijvoorbeeld de planner en één technieker. Het uitrollen naar de rest van het team neemt een halve dag. Het beheer nadien, met onderhoud, updates en monitoring, zit in de vaste maandprijs. Hoe dat in het bredere traject past, leest u bij AI-automatisering.

Wat het systeem niet doet

Een planningsmodule lost geen tekort aan techniekers op en vervangt geen ervaren planner. Ze is ook maar zo goed als wat erin zit.

• Het systeem weet niet wat niemand ingevoerd heeft. Een afspraak die alleen mondeling gemaakt is, bestaat voor de planning niet.
• Een voorstel houdt geen rekening met wat alleen in iemands hoofd zit, zoals een klant die liever een bepaalde technieker ziet. Tenzij u dat in het dossier noteert.
• Uren worden pas factuurklaar na goedkeuring. Wie goedkeurt, blijft verantwoordelijk voor de juistheid.
• Valt het toestel in uw serverruimte uit, dan werkt u verder zoals vroeger tot het hersteld is.

Twijfelt u of dit voor uw bedrijf de moeite loont? Stel de vraag via het contactformulier. Een eerste gesprek duurt dertig minuten.

Laatst bijgewerkt op 18 september 2026.