Lokale AI of EU-cloudhosting: wat kiest u?
Er is geen keuze die voor elke KMO juist is. Lokale AI past wanneer contracten of de aard van uw gegevens vragen dat alles binnen uw muren blijft en u een geschikte plek voor een toestel hebt. Hosting binnen de EU past wanneer u geen serverruimte hebt, op meerdere locaties werkt of snel wilt kunnen groeien. Beide kunnen in orde zijn met de AVG.
Wat is het verschil tussen lokale AI en EU-cloudhosting?
Bij lokale AI draait het taalmodel op een toestel in uw eigen gebouw, binnen uw netwerk. Bij EU-cloudhosting draait het in een datacenter binnen de Europese Unie en bereikt u het over een beveiligde verbinding. In beide gevallen werkt het systeem met uw eigen mails, documenten en prijzen. Het verschil zit in de plaats, in wie de omgeving beheert en in wat er gebeurt wanneer de verbinding wegvalt.
Arqen biedt beide aan: De Core, een toestel in uw eigen serverruimte, of hosting binnen de EU met bewaartermijnen die per module vastliggen. De keuze kan per klant verschillen. Dit artikel geeft u de criteria om ze zelf te maken. Wat lokaal draaien technisch inhoudt, leest u op de pagina over lokale AI.
Verplicht de AVG u om AI lokaal te draaien?
Nee. De AVG legt geen plaats op. Ze vraagt een rechtsgrond, een duidelijk doel, passende beveiliging, beperkte bewaartermijnen en een verwerkersovereenkomst met elke partij die in uw opdracht persoonsgegevens verwerkt. Aan die eisen kunt u zowel met een eigen toestel als met hosting binnen de EU voldoen.
Wat wel verandert, is de lijst van betrokken partijen. Bij hosting is er een hostingpartij als onderaannemer, en die hoort in de verwerkersovereenkomst te staan. Bij lokaal draaien bent u zelf verantwoordelijk voor de fysieke beveiliging van het toestel. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte vraagt extra waarborgen. Blijft alles binnen de EU, dan speelt die vraag niet, maar controleer het ook voor back-ups en ondersteuning.
De Gegevensbeschermingsautoriteit is in België de toezichthouder en publiceert uitleg voor ondernemingen. De AI Act staat los van deze keuze: die regelt wat een AI-systeem doet, niet waar het staat.
Lokaal is niet hetzelfde als conform, en cloud is niet hetzelfde als onveilig. De AVG beoordeelt hoe u met gegevens omgaat, niet in welk gebouw de server staat.
Hoe gevoelig zijn uw gegevens, en wat staat er in uw contracten?
Dit criterium beslist vaker dan de wet. Sommige klanten, aanbestedingen of beroepsregels leggen vast dat gegevens uw gebouw niet mogen verlaten, of dat elke onderaannemer vooraf gemeld moet worden. Dan is lokaal de eenvoudigste manier om daaraan te voldoen. Staat er niets over in uw contracten, dan is het vooral een afweging van risico en comfort.
- Lees de vertrouwelijkheidsclausules in uw grootste klantencontracten na.
- Ga na of uw sector een beroepsgeheim of eigen richtlijnen kent.
- Maak een onderscheid per soort gegevens. Prijslijsten en technische fiches zijn iets anders dan loongegevens of medische attesten.
- Vraag bij hosting een lijst van alle onderaannemers en hun locatie.
Wat gebeurt er als het internet uitvalt?
Bij lokale AI blijft het systeem op kantoor werken zolang uw interne netwerk draait. Koppelingen met diensten die zelf in de cloud staan, zoals Microsoft 365 of Gmail, vallen wel stil tot de lijn terug is. Bij hosting binnen de EU bereikt niemand het systeem zonder internet, maar wie thuis of op de baan wel verbinding heeft, werkt gewoon door.
Denk ook aan de omgekeerde richting. Wil een medewerker van buitenaf aan een lokaal toestel, dan loopt alles over de internetlijn van uw kantoor. Valt die weg, dan is het systeem voor iedereen buiten het gebouw onbereikbaar. Een datacenter heeft doorgaans meerdere lijnen en noodstroom. Een KMO-kantoor meestal niet.
Hebt u de ruimte, de stroom en het beheer voor een eigen toestel?
Een toestel heeft een afgesloten, geventileerde plek nodig, stabiele stroom en een netwerkaansluiting. Een technische kast of kleine serverruimte volstaat. Een bureau onder de trap of een stoffig magazijn niet. Hebt u zo'n plek niet, dan is hosting de eerlijke keuze.
Het beheer is een aparte vraag. Bij Arqen zijn onderhoud, updates en monitoring van het toestel inbegrepen, en als het toestel uitvalt, werkt u verder zoals voorheen. Toch blijft er iets bij u: de toegang tot het lokaal, het netwerk errond en iemand die de deur kan openen wanneer een technieker moet langskomen. Bij hosting ligt dat allemaal bij de hostingpartij.
Hoeveel gebruikers hebt u, en hoe snel groeit u?
Een toestel heeft een vaste capaciteit. Voor een stabiel team is dat geen probleem. Verwacht u een sterke groei, een overname of grote seizoenspieken, dan moet het toestel daarop voorzien zijn of later vervangen worden. Gehoste capaciteit is eenvoudiger bij te sturen.
Vraag in beide gevallen hoeveel mensen tegelijk kunnen werken zonder merkbare vertraging, en hoe dat gemeten is met toepassingen zoals de uwe. Algemene cijfers zeggen weinig. Een vraag over een fiche is lichter dan het opstellen van een offerte van twintig bladzijden.
Hoe verschilt de kostenstructuur?
Klassiek is lokaal een investering vooraf met lagere lopende kosten, en is cloud een maandbedrag dat meebeweegt met het gebruik. Bij aanbieders die per gebruiker of per verbruik rekenen, is dat maandbedrag moeilijk te voorspellen. Vergelijk daarom altijd de totale kost over meerdere jaren, met beheer, vervanging en stroom erbij.
Bij Arqen valt dat verschil grotendeels weg: er is één vaste maandprijs voor toestel, fundament en gekozen modules, zonder tokenmeter en zonder prijs per gebruiker. Het bedrag staat in de offerte. Hoe zo'n prijs is opgebouwd, leest u in wat kost lokale AI voor een KMO.
Hoe geraakt u er weer uit?
Stel de exitvraag voor u tekent, bij beide opties. Bij een lokaal toestel: van wie is het toestel, wie wist de schijven en hoe krijgt u daar een bevestiging van? Bij hosting: binnen welke termijn krijgt u uw gegevens, in welk formaat, en wanneer worden de kopieën en back-ups verwijderd?
Arqen geeft bij een exit uw gegevens terug in een leesbaar formaat en rekent geen opzegvergoeding aan. Uw bronsystemen, zoals uw mailomgeving en uw boekhoudpakket, blijven hoe dan ook van u. Hoe die gekoppeld worden, leest u in AI veilig koppelen aan Outlook, Gmail, Zoho en ERP.
De criteria naast elkaar
| Criterium | Wijst naar lokaal wanneer | Wijst naar EU-hosting wanneer |
|---|---|---|
| Gevoeligheid en contracten | Contracten of beroepsregels vragen dat gegevens binnen uw muren blijven | Verwerking binnen de EU met een verwerkersovereenkomst volstaat |
| Internet en beschikbaarheid | Bijna iedereen op kantoor werkt en de lijn soms hapert | Veel mensen thuis, op de baan of op andere locaties werken |
| Ruimte en stroom | U een afgesloten, geventileerde technische ruimte hebt | U geen serverruimte hebt of die niet wilt inrichten |
| Gebruikers en groei | Het team stabiel en voorspelbaar is | U snel groeit of sterke pieken kent |
| Beheer | Iemand ter plaatse toegang en netwerk kan opvolgen | U niets fysieks wilt beheren |
| Kostenstructuur | U voorspelbare kosten wilt die niet meegroeien met het gebruik | U liever geen toestel op uw locatie hebt en capaciteit wilt kunnen bijsturen |
| Exit | U het wissen van de gegevens zelf wilt kunnen vaststellen | Een contractuele bevestiging van verwijdering voor u volstaat |
Geen enkele rij beslist alleen. Eén harde eis, bijvoorbeeld een contractclausule of het ontbreken van een geschikte ruimte, weegt meestal zwaarder dan drie zachte voorkeuren.
Vier denkoefeningen
De volgende situaties zijn verzonnen en dienen alleen om de criteria toe te passen. Het zijn geen klanten en er hoort geen uitkomst bij.
Een installatiebedrijf met vijftien mensen
Vier mensen op kantoor, de rest op de baan. De gegevens zijn offertes, werkbonnen en technische fiches. De zwaarste vragen zijn hier de bereikbaarheid voor de ploegen en of de technische kast naast het magazijn geschikt is. Contractuele eisen spelen wellicht weinig, tenzij het bedrijf voor overheden of ziekenhuizen werkt.
Een accountancykantoor
Iedereen werkt op kantoor, met financiële en persoonlijke gegevens van klanten en met een beroepsgeheim. Gevoeligheid en beroepsregels wegen hier het zwaarst. De vraag is of het kantoor zijn klanten wil kunnen zeggen dat dossiers het gebouw niet verlaten, en of het daar een geschikte ruimte voor heeft.
Een bedrijf met meerdere vestigingen
Drie locaties, één gedeeld klantenbestand. Een toestel op één vestiging maakt de andere twee afhankelijk van de lijn naar die vestiging. Hier draait de afweging rond beschikbaarheid en netwerk tussen de sites, en pas daarna rond de plaats van de gegevens.
Een bedrijf zonder serverruimte
Een kantoor in een gedeeld gebouw, alles staat al in de cloud, niemand ter plaatse volgt IT op. Het criterium ruimte en beheer sluit lokaal praktisch uit, tenzij er een harde contractuele eis is. Dan wordt de vraag of die eis de inrichting van een technische ruimte waard is.
Hoe pakt u de keuze aan?
- Zoek de harde eisen. Contracten, beroepsregels, ontbrekende ruimte. Die beslissen soms alleen.
- Deel uw gegevens in. Wat is gewoon, wat is vertrouwelijk, wat is bijzonder gevoelig?
- Teken waar uw mensen werken. Kantoor, thuis, op de baan, andere vestigingen.
- Stel de exitvraag. Aan elke leverancier, schriftelijk.
Of bedrijfs-AI helemaal zonder cloud kan, behandelen we apart in kan bedrijfs-AI volledig lokaal draaien. Blijft u twijfelen, dan is dat op zich een nuttig gegeven: het betekent meestal dat beide opties voor u werken. Wilt u uw situatie overlopen, dan kan dat in een gesprek van dertig minuten.